Polityka prywatności i plików cookies

Niniejszy dokument reguluje ogólne zasady przetwarzania danych osobowych przez TWR spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Juliusza Słowackiego 16/18, 01-627 Warszawa, KRS 0000390529, REGON 143014787, NIP 1182072157 (dalej jako Spółka).

W niniejszym dokumencie mogą Państwo dowiedzieć się, w jaki sposób i w jakim celu Spółka będzie przetwarzać dane zebrane z uwagi na świadczenie usług księgowych w kontekście rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) (dalej jako RODO).

 

  1. Podstawowe definicje i pojęcia

a) Administrator Danych Osobowych – zgodnie z art. 4 pkt. 7 RODO, „administrator” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

W niniejszym przypadku administratorem Państwa danych jest nasze Biuro Rachunkowe Wynajmistrz.pl, to jest TWR spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Juliusza Słowackiego 16/18, 01-627 Warszawa, KRS 0000390529, REGON 143014787, NIP 1182072157. W dalszej części dokumentu będziemy opisywać się jako „Administrator”;

b) Dane osobowe – zgodnie z art. 4 pkt. 1 RODO, „dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

c) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1). Podstawowy akt prawny, stosowany od dnia 25 maja 2018 r., dotyczący ochrony danych osobowych na terenie Unii Europejskiej.

 

  1. W jaki sposób Administrator zbiera dane?

Zbieramy Państwa dane osobowe bezpośrednio od Państwa, jeśli prowadzimy rozmowy w celu zawarcia umowy, lub gdy sami Państwo te dane przekazują.

Przekazują Państwo swoje dane bezpośrednio do Administratora poprzez samo wejście na stronę Internetową biuro.wynajmistrz.pl (o czym więcej piszemy w punkcie „cookies”), poprzez formularz kontaktowy zamieszczony na stronie internetowej, za pomocą poczty elektronicznej, telefonicznie lub poprzez fizyczne dostarczenie nośnika danych do nas (np. wysyłając do nas list pocztą tradycyjną).

Jeśli kontaktują się Państwo z nami w sposób opisany powyżej, to przekazują nam Państwo swoje dane dobrowolnie.

Dane osobowe mogą też być zebrane w sposób pośredni, tj. nie bezpośrednio od Państwa. Zbieranie danych w sposób pośredni ma miejsce, gdy Państwa dane otrzymamy od osoby, która zarządza Państwa danymi (np. Państwa pracodawca, zarządca nieruchomości, pośrednik, pełnomocnik) lub innego podmiotu, który wykonuje czynności na Państwa rzecz i te dane przekazuje do Administratora (np. inne biuro rachunkowe).

 

  1. Po co Administrator zbiera dane?

Administrator zbiera Państwa dane w następujących celach:

a) Zawarcie i wykonanie łączącej nas umowy, włączając w to wykonywanie naszych zobowiązań umownych wobec organów władzy publicznej jak na przykład zgłoszenie naszego Klienta do organu podatkowego, czy do ZUS – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

b) Wykonywanie przez nas naszych obowiązków prawnych, w tym przekazywanie danych do organów podatkowych, wystawianie i przechowywanie faktur czy rachunków – zgodnie z art. 6 ust 1 lit. c) RODO;

c) Realizacja naszych uzasadnionych interesów prawnych, zgodnie z art. 6 ust 1 lit. f) RODO.

Przez prawnie uzasadnione interesy Administratora rozumiemy:

a) dochodzenie i obrona przed roszczeniami,

b) marketing usług własnych,

c) weryfikacja płatności i wiarygodności płatniczej,

d) wykrywanie i zapobieganie nadużyciom,

e) tworzenie analiz i statystyk – dotyczących sprzedaży, wykorzystania usług, a mających związek z przedmiotem działalności biura rachunkowego.

 

  1. Czy przekazujemy Państwa dane komukolwiek?

Administrator świadczy przede wszystkim usługi księgowe, a zatem aby poprawnie je wykonać, może być zobowiązany do przekazania Państwa danych osobom trzecim.

Dane będą przekazywane następującym typom odbiorców:

a) Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, organom władzy publicznej (w tym: Krajowej Administracji Skarbowej, samorządowym organom podatkowym) oraz innym instytucjom wykonującym zadania z zakresu obowiązków podatkowych;

b) podmiotom świadczącym usługi tzw. wsparcia, jak IT, archiwizacja lub niszczenie dokumentów – w zakresie wynikającym z charakteru takiej usługi oraz w celu poprawnego świadczenia usług przez Administratora;

c) podmiotom dostarczającym rozwiązania informatyczne, w tym podmiotom serwisującym nasze oprogramowanie używane do świadczenia usług;

d) naszym pracownikom, współpracownikom, agentom i partnerom – w związku z oferowaniem Państwu usług lub towarów oraz realizacji zawartych umów;

e) podmiotom powiązanym kapitałowo z nami – w celu prawidłowej realizacji usług oraz marketingu usług;

f) kurierom, poczcie i innym podmiotom zajmującym się dostarczaniem przesyłek (jeśli dotyczy danego przypadku);

g) innym organom państwowym i samorządowym, w tym organom ścigania – wyłącznie w zakresie obowiązku prawnego ciążącego na nas, lub w zakresie wynikającym z łączącej nas umowy,

h) podmiotom nabywającym wierzytelności lub zajmującym się windykacją – w przypadku windykacji należności;

i) podmiotom zajmującym się obsługą płatności, w tym bankom – w zakresie wynikającym z rozliczeń z Państwem;

j) Innym podmiotom – jeśli wynika to z łączącej nas umowy i tylko w zakresie z niej wynikającym.

Nie planujemy przekazywać Państwa danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W przypadku jednak, gdy taka konieczność się pojawi, na przykład w wyniku zmian przepisów prawa czy w związku z realizacją umowy, wówczas poinformujemy Państwa o tym fakcie.

 

  1. Przez jaki czas będziemy trzymać Państwa dane?

Państwa dane będą przetwarzane przez nas przez okres wymagany przepisami prawa, tzn. przez czas, jaki narzucają na nas przepisy. W znacznej części przypadków oznacza to okres pięciu lat od końca roku, w którym zakończyliśmy świadczenie usług na podstawie umowy.

W przypadku posiadania przez nas prawnie uzasadnionego interesu, dane będą przetwarzane do czasu istnienia tego interesu lub, jeśli to ma zastosowanie – do czasu otrzymania od Państwa sprzeciwu. Powyższe oznacza m.in. przechowywanie danych do końca okresu przedawnienia roszczeń, jeśli z tymi danymi może wiązać się dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, dane będą przetwarzane wyłącznie do czasu odwołania takiej zgody.

Jeżeli przesłali nam Państwo swoje dane dobrowolnie, na przykład wysyłając do nas wiadomość e-mail czy też przesyłkę pocztą tradycyjną, a były to dane, których nie żądaliśmy od Państwa ani nie były nam potrzebne do realizacji żadnych naszych obowiązków czy interesów (takie sytuacje będą miały miejsce gdy, m.in. prześlą do nas Państwo zapytanie ofertowe, pytanie o świadczenie przez nas usług czy CV), wówczas dane takie będziemy usuwać niezwłocznie – chyba, że zostaną wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem (np. odpowiemy na ofertę czy skontaktujemy się z kandydatem do pracy).

 

  1. Dodatkowe Państwa uprawnienia

W każdej chwili mają Państwo prawo do żądania od nas dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczania przetwarzania oraz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania i do przenoszenia danych – o ile z powszechnie obowiązującego prawa nie wynika inaczej.

W przypadku, gdy dane przetwarzamy na podstawie Państwa zgody, wówczas mogą Państwo w dowolnym momencie cofnąć taką zgodę.

Pozostanie to bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

Jeśli uznają Państwo, że Państwa prawa w zakresie danych osobowych zostały przez nas naruszone, w każdej chwili mogą Państwo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym na dzień tworzenia niniejszej wiadomości jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Zwracamy uwagę, że w wielu wypadkach zbierane dane są niezbędne do realizacji zawieranej z Państwem umowy lub realizacji obowiązku ciążącego na Administratorze. W takim wypadku, ewentualne ograniczenie przetwarzania może nie być możliwe (w przypadkach, gdy przetwarzanie jest wymagane prawem) lub może uniemożliwić świadczenie usług na Państwa rzecz. Przy zawieraniu umowy z Państwem wskażemy, jakie dane nie są obligatoryjne dla zawarcia umowy.

 

  1. Cookies

Niniejsza strona internetowa korzysta z tzw. cookies („ciasteczek”). Jest to technologia automatycznie gromadząca określone informacje, które mają na celu przede wszystkim poprawne wyświetlanie strony, czy ułatwienie korzystania z niej (np. zapamiętywanie pól wypełnianych formularzy, nawigacja po stronie). Ciasteczka mogą jednak zapisywać historię odwiedzanych stron i w ten sposób tworzyć zestawienia dotyczące na przykład Państwa preferencji (często odwiedzanych stron internetowych). Aby wyłączyć lub zmodyfikować działanie cookies, konieczna jest zmiana ustawień Państwa przeglądarki. Zwracamy uwagę, że w takim jednak wypadku nasza strona internetowa może nie działać w pełni prawidłowo.

 

  1. Media społecznościowe i inne strony internetowe

Administrator może korzystać z mediów społecznościowych w celu kontaktu z Państwem lub promowania swoich usług. W takim wypadku Państwa dane mogą być zbierane przez właściciela danego medium i Administrator nie ma wpływu na takie osoby ani zakres przetwarzanych danych. Wykorzystanie przez Państwa mediów społecznościowych jest dobrowolne. Zarówno w mediach społecznościowych, jak i na naszej stronie internetowej mogą znaleźć się odnośniki do stron internetowych osób trzecich. Administrator nie ma wpływu na właścicieli takich stron i nie jest w stanie zapewnić, czy zbierają oni Państwa dane, a jeśli tak – w jakim zakresie je przetwarzają. Administrator nie wymaga od Państwa korzystania z takich stron osób trzecich.

 

Jeśli będą mieli Państwo jakiekolwiek pytania czy wątpliwości związane z przetwarzaniem przez nasze biuro rachunkowe Państwa danych, prosimy o kontakt:

 

TWR Sp. z o.o.

Juliusza Słowackiego 16/18, szóste piętro

01-627 Warszawa

 

tel. +48 22 201 33 22

e-mail: wynajmistrz@wynajmistrz.com